Transpanorama reduz de 7 dias para on-time o lançamento de cupons de combustível com ajuda da nstech

Os gastos com combustível representam, em média, 35% dos custos operacionais no transporte de cargas e podem passar de 50% em viagens longas. Fazer a gestão do abastecimento era um dos principais desafios da Transpanorama.

Atuando desde 1986 nos segmentos de grãos, graneis líquidos, cargas postais e industrializados, a empresa tem mais de 1,2 mil caminhões e cerca de 2,3 mil colaboradores.

Com matriz no Paraná e 70 bases operacionais no país, está entre as dez maiores frotistas brasileiras. Mais um motivo para gerenciar com rigor as despesas com combustíveis.

Para isso, a automatização foi a saída encontrada pela Transpanorama. A ajuda veio da KMM – empresa do ecossistema nstech, a maior plataforma open logistics do mundo.

Responsável pelo desenvolvimento de um TMS especializado na logística de grandes transportadoras, a KMM facilita o gerenciamento e o controle do consumo de combustíveis. A solução não só ajuda na melhoria das médias de consumo como reduz os custos totais da operação.

Realidade antes da parceria

Antes de utilizar a tecnologia da KMM, a Transpanorama não mantinha parcerias com meios de abastecimento externos e enfrentava demora excessiva para receber os cupons dos motoristas.

O recebimento e o lançamento das NFs emitidas pelos postos de combustível também eram processos demorados e que prejudicavam o fluxo de pagamentos. O desafio da empresa estava em agilizar esses trâmites e gerenciar adequadamente cerca de 20 mil cupons/mês, em média.

Fazer a gestão da média de consumo de forma online era outra necessidade da transportadora, que tinha um alto número de erros nos lançamentos, levando inclusive a uma visão equivocada da média.

Além disso, os lançamentos manuais de cupons e notais fiscais, feitos um a um, exigiam uma grande equipe dedicada à atividade.

Soluções implementadas pela KMM

Para dinamizar a operação, a KMM apostou na robotização do processo de gestão do abastecimento. Foram criados robôs capazes de buscar, interpretar e vincular as notas fiscais com os respectivos cupons.

1. Robô de busca das NFs em dois níveis

Direto da SEFAZ, quando a TP é indicada como cliente.

A partir de um e-mail em que o posto de combustível envia o XML.

2. Robô de interpretação da NF

Varredura dos XMLs das NFs e captura das informações necessárias para o lançamento automático do cupom, como placa, data, motorista, quantidade de litros de combustível e posto.

3. Robô de vínculo da NF com o cupom

Lançamento do cupom, registro automático da nota fiscal, vínculo do cupom com a respectiva viagem e liberação para pagamento do posto de combustível.

Realidade depois da parceria

Com a ajuda da KMM, a Transpanorama reduziu o delay de lançamentos do cupom de 7 dias para on-time. Além disso, orientou os motoristas sobre a performance na direção dos caminhões. A medida ajudou a reduzir o consumo de combustível.

Outra vantagem foi o acompanhamento online da média de consumo, identificando mais rapidamente os veículos com melhor e pior desempenho. E não foi só isso. A lista dos ganhos incluiu:

• Melhoria no relacionamento com os postos de combustível devido à antecipação do recebimento da nota fiscal.
• Melhoria nas oportunidades de negociação do valor do diesel.
• Headcount de 4 pessoas (antes dedicadas apenas aos lançamentos) para uma pessoa dedicada à análise das médias de consumo e gastos.