Auditoria de frete: o que é, benefícios e como otimizá-la!

O transporte de cargas está entre os maiores custos logísticos. Quem contrata o serviço precisa de estratégia para reduzir essa despesa sem comprometer a qualidade das entregas. Nesse quesito, a auditoria de frete é uma aliada.

Dez entre dez embarcadores terão melhor controle sobre as finanças se investirem em uma rotina que identifica erros, mostra oportunidades de economia e funciona como um raio-x da operação logística.

As empresas que adotam esse processo reduzem suas despesas, identificam discrepâncias nos pagamentos, têm mais argumentos para negociar com as transportadoras e obtêm dados confiáveis para tomar decisões estratégicas. 

Se você tem dúvidas sobre as vantagens de uma auditoria de frete otimizada, este artigo traz vários insights. Confira os detalhes!

O que é auditoria de frete?

É o processo de verificação e validação das cobranças e dos serviços relacionados ao transporte de mercadorias. Envolve a revisão das faturas e dos documentos relacionados ao frete para garantir que estejam corretos e alinhados aos termos do contrato.

Em resumo, essa prática proporciona transparência, precisão e conformidade nas transações de transporte de cargas, protege os interesses das partes envolvidas e promove a gestão eficiente dos recursos logísticos.

Por que a auditoria de frete é uma prática recomendável?

Ao adotar essa prática, a empresa melhora a gestão financeira e confere se o serviço de transporte foi realizado de acordo com as regras contratuais. Assim, evita pagamentos indevidos, como taxas incorretas e cobranças duplicadas, identifica erros nas faturas e reduz o risco de fraude. 

Ao otimizar a auditoria de frete é possível aumentar a confiança nas relações com as transportadoras, monitorar padrões de desempenho e identificar pontos fracos na cadeia logística.

Quais problemas comuns uma auditoria de frete evita?

O transporte de cargas está sujeito a uma série de problemas, inclusive financeiros, mas é possível evitar a maioria quando se faz um controle eficiente do serviço de transporte. Confira 7 desafios que podem ser evitados:

1. Cobranças incorretas: erros nas faturas de frete, taxas indevidas ou cobranças duplicadas. 
2. Fraudes: cobrança por serviços não prestados, desvios de carga e alterações nas notas fiscais.
3. Inconsistências nas tarifas: pagamentos não correspondentes ao tipo de carga, distância percorrida, tipo de veículo utilizado etc. 
4. Não conformidade com contratos: descumprimento dos termos contratuais, como prazos de entrega, condições de armazenagem e responsabilidades em caso de danos ou perdas.
5. Falhas na gestão de cargas: atrasos na entrega, falta de documentação adequada, avarias às mercadorias e falhas operacionais.
6. Controle de custos: pouca visibilidade sobre os custos, dificuldade para negociar tarifas com transportadoras e desperdícios.
7. Falhas nos processos internos: inconsistência nas informações, demora na comunicação, erros de digitação e divergências no rastreamento.

Quais os principais benefícios da auditoria de fretes?

A gestão de fretes – em especial a auditoria – reduz a lista de problemas que podem ocorrer no pagamento dos fretes e, mais do que isso, traz benefícios diretos às empresas. As principais vantagens são:

• Redução de custos: identificação de erros na cobrança, mais economia e redução dos gastos totais com transporte.
• Melhoria na gestão de fretes: otimização dos processos de transporte, visibilidade total e gestão mais eficiente.
• Maior compliance e governança: garantia de que todos os processos e transações de frete estejam em conformidade com as políticas internas e regulamentações externas.
• Tomada de decisões mais precisas: fornecimento de dados para análises detalhadas e tomada de decisões mais informada e acertada.

Como a auditoria de frete é feita?

O sucesso de uma auditoria não requer ideias mirabolantes. Medidas básicas fazem toda a diferença nesse processo, a começar pela coleta de informações.

 Ter um sistema de gestão de transportes (TMS) ajuda a reunir dados e documentos, como as faturas de frete, comprovantes de entrega e notas fiscais.

Com tudo centralizado é hora de comparar as faturas com as ordens de serviço, checar os contratos e verificar se as taxas e encargos cobrados estão de acordo com os valores negociados.

A etapa seguinte é a verificação da conformidade do serviço. O transporte deve atender às políticas internas da empresa e todos os aspectos legais e fiscais. Nessa etapa são identificadas a discrepância e os erros de cobrança. 

Todo problema identificado deve constar nos relatórios. Sim! A auditoria de frete é responsável pela elaboração de relatórios detalhados. Além de apontar os erros encontrados, os auditores podem propor melhorias nos processos de gestão e na negociação com as transportadoras.

E lembre-se: esse é um processo contínuo. Para facilitar o monitoramento, a dica é usar ferramentas de automação e softwares especializados no gerenciamento dos transportes, como é o caso do TMS.

Como otimizar as suas auditorias de fretes?

Todo processo cíclico, para ser otimizado, requer ferramentas tecnológicas, equipes treinadas, comunicação transparente e constância.

Realize análises e conferências regularmente

É essencial manter um cronograma regular de análises e conferências para detectar e corrigir erros da forma rápida e eficiente. A revisão contínua dos dados de frete não só identifica as discrepâncias como possibilita a implementação de melhorias no processo de auditoria. 

Faça as devidas contestações de divergências

Ao identificar divergências ou erros nas faturas de frete é crucial contestar essas cobranças junto aos transportadores. Desenvolva um processo estruturado para a contestação de divergências. Isso ajuda a recuperar os valores cobrados indevidamente e demonstra o quanto o embarcador está atento às cobranças.

Utilize tecnologia para automatizar o processo

A automação é uma ferramenta poderosa nas auditorias de frete, principalmente na coleta, verificação e análise dos dados. A tecnologia permite a checagem rápida e precisa dos serviços e pagamento, além de reduzir a carga de trabalho manual e os erros humanos. Além disso, as ferramentas de automação fornecem relatórios detalhados e em tempo real.

Por que um software TMS é indispensável nas auditorias de fretes?

A explicação é simples. O TMS centraliza todas as informações do transporte em uma única plataforma, o que facilita o acesso e a análise dos serviços de frete, elimina as consultas em diferentes planilhas e agiliza as conferências.

O TMS também automatiza a verificação de faturas e validação de tarifas, reduzindo o tempo e o esforço necessários à auditoria. O sistema compara automaticamente as faturas, tarifas e contratos, identificando qualquer discrepância ou erro de cobrança.

Por fim, o TMS ajuda no monitoramento dos envios em tempo real e faz com que os fretes sejam executados dentro dos custos previstos.

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Qual o melhor TMS do mercado? Conheça o TMS da nstech!

Essa é outra resposta fácil. O TMS nstech é uma solução robusta e integrada para a gestão logística, projetada para otimizar a operação de transporte end-to-end. Seu papel é determinante nas auditorias automáticas de frete, mas os benefícios vão além: 

• Controle, visibilidade completa e monitoramento em tempo real.
• Automatização de processos e menos intervenções manuais.
• Garantia de conformidade com as regulamentações em vigor.
• Integração total com outros sistemas logísticos.
• Redução de custos e eliminação de despesas.
• Personalização para atender de pequenas a grandes operações.

O TMS nstech é o software ideal para empresas que desejam gerenciar suas operações de transporte de forma eficiente e não abrem mão de inovação e suporte especializado.

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Conclusão

A auditoria de frete otimizada impulsiona a eficiência logística, reduz custos, aumenta a lucratividade e garante a competitividade. Por isso, investir em um TMS robusto é fundamental.

Esse sistema de gerenciamento de transportes não só agiliza e aumenta a confiabilidade nos processos de auditoria como beneficia toda a operação logística, do início ao fim, pois oferece maior controle, visibilidade, conformidade e, principalmente, economia.